Reglement voor verhuring feestzaal "La Salette"
Dit huurreglement is van toepassing op de feestzaal 'La Salette' gelegen in de La Salettestraat 22, 9680 Maarkedal.
De vzw Louise-Marie La Salette is verhuurder en eigenaar van feestzaal 'La Salette'.
In het verdere huurreglement genaamd 'de verhuurder'.
Iedere rechtspersoon kan de feestzaal La Salette huren.
In het verdere huurreglement genaamd 'de huurder'.
Indien een rechtspersoon (vzw,…) is vermeld op de huurovereenkomst, dan wordt deze als de huurder beschouwd voor zover de natuurlijke persoon-aanvrager deze rechtspersoon geldig kan vertegenwoordigen.
In alle andere gevallen is de natuurlijke persoon-aanvrager de huurder.
Deze natuurlijke persoon-aanvrager treedt voor, tijdens en na het gebruik van de feestzaal op als verantwoordelijke naar de verhuurder toe.
* De ruimten die ter beschikking staan bij verhuring van de feestzaal zijn:
- zaal + podium
- bar
- toiletruimte
- afwasruimte
- bijkomend lokaal achter de bar
- koer, gedeeltelijk indien Den Bierfluiter ook is verhuurd (dit wordt vermeld bij verhuring)
- afdak, gedeeltelijk indien Den Bierfluiter ook is verhuurd (dit wordt vermeld bij verhuring)
* De zaal samen met het podium heeft een oppervlakte van 162,10 m².
vloer: 7,95 m x 15 m = 119,25 m²
podium: 7,95 m x 5,39 m = 42,85 m²
* Het maximaal toegelaten publieksaantal in de feestzaal 'La Salette' bedraagt maximaal 350 aanwezigen.[1] In de aanwezigen zitten zowel de genodigden, bezoekers,… als de helpers, medewerkers, organisatoren,… van de activiteit vervat.
Het lokaal achter de bar heeft een maximaal toegelaten publieksaantal van 45 aanwezigen.[2]
* De toegang tot de feestzaal La Salette kan geschieden via de deur gelegen langs de La Salettestraat of via de deur op de koer.
4.1. Nagaan van de beschikbaarheid of reserveren van de feestzaal 'La Salette' kan gebeuren door contact op te nemen met de verantwoordelijke voor de reservaties.
Je kan ook een e-mail zenden naar: verhuring@louisemarie.be.
4.2. Bij de reservatie zal gevraagd worden aan de huurder naar:
naam van de organisatie (vereniging, vzw,…), identiteitsgegevens (naam, adres, telefoon,…) van de verantwoordelijke (vertegenwoordiger van de vereniging, vzw,…), datum, aanvangsuur, einduur van de activiteit, soort activiteit (eetfestijn, wandeltocht, familiefeest, vergadering,…), verwacht aantal aanwezigen, gebruik tapinstallatie,…
4.3. De reservatie zal worden vastgelegd in een huurovereenkomst. In de huurovereenkomst worden alle bovenstaande gegevens genoteerd.
Door de ondertekening van de huurovereenkomst verklaart de huurder de kennisname en de aanvaarding van alle punten van dit huurreglement.
4.4. De verantwoordelijke, die staat vermeld op de huurovereenkomst, treedt voor, tijdens en na het gebruik van de zaal of het lokaal op als aanspreekpunt. Deze persoon is tijdens de activiteit steeds bereikbaar via GSM.
4.5. De reservatie zal pas als definitief worden beschouwd na het ondertekenen van de huurovereenkomst en de betaling van de waarborg en het voorschot.
De bedragen van voorschot en waarborg staan vermeld op de huurovereenkomst.
De betaling van voorschot en waarborg dient te gebeuren binnen de drie (3) weken na ondertekening van de huurovereenkomst.
Gebeurt dit niet, dan wordt de door jullie gekozen datum terug open verklaard.
4.6. Annulatie
Indien de huurovereenkomst, na het betalen van de waarborg en het voorschot, door de huurder wordt geannuleerd ten laatste 3 weken voor de geplande activiteit, zal er een minimumbedrag van 50,00 euro worden aangerekend als schadevergoeding.
Bij ontstentenis van berichtgeving over de annulatie zal de schadevergoeding 100,00 euro bedragen.
Een reden van overmacht of een andere aanvaardbare reden kan worden ingeroepen en besproken met de verhuurder om deze schadevergoeding niet te moeten betalen.
4.7. Verbreking van het contract
Indien mocht blijken dat de aanvrager verkeerde informatie doorgeeft bij de reservatie, of zich niet conform dit verhuurreglement gedraagt, behoudt de vzw Louise-Marie La Salette het recht om het contract eenzijdig te verbreken.
De vzw Louise-Marie La Salette kan in dat geval op geen enkele manier verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele kosten ten gevolge van deze verbreking.
4.8. Toegang aan de verhuurder
De leden van de vzw Louise-Marie La Salette hebben het recht, GRATIS, op elk ogenblik tijdens de verhuur van de feestzaal La Salette aan de huurder, elke ruimte te betreden en te controleren.
4.9. Wet op de privacy
Uw gegevens worden enkel gebruikt om de administratie van de verhuring van de feestzaal La Salette te organiseren, te coördineren, op te volgen,… U heeft het recht op toegang en verbetering van deze gegevens.
5.1. Verplichting opgelegd door de gemeente Maarkedal
De huurder zal voor elk evenement georganiseerd in de feestzaal La Salette wordt een "aanvraag- en meldingsformulier voor een evenement" ingevuld en ingediend bij de gemeente Maarkedal. Zie voor meer info + formulier op de website van de gemeente Maarkedal: www.maarkedalmoetjebeleven.be onder 'Ik organiseer'.
Opgelet: deze aanvraag dient te gebeuren minstens 5 weken voor de activiteit.
5.2. De huurder is persoonlijk verantwoordelijk voor het in orde zijn met de bestaande regel- en wetgeving, decreten, politiereglementen,... De huurder zal zorgen voor de nodige vergunningen en aanvragen om, naargelang de door hem georganiseerde activiteit, dit te realiseren.
Bijvoorbeeld:
- De aangifte bij SABAM en de betaling van de verschuldigde rechten en eventuele boeten;
- Het bekomen van een vergunning voor sterke drank;
- De eerbiediging van de wetgeving op de zedelijke bescherming van de jeugd en beteugeling van de dronkenschap;
- Het naleven van de reglementering betreffende milieuhinder, denk aan het geluidsniveau,….;
- …
Deze voorbeelden zijn een niet-limitatieve opsomming.
De verhuurder draagt hieromtrent geen enkele verantwoordelijkheid.
5.3. Het is VERBODEN TE ROKEN in alle ruimten van de feestzaal La Salette en alle aanpalende ruimten. (Wet van 22 december 2009).
Bij inbreuk hierop zal een toeslag van 100,00 euro worden aangerekend.
Processen-verbaal, boetes,… opgesteld door controlerende overheden vallen volledig en persoonlijk ten laste van de huurder.
Buiten de gebouwen staan er asbakken opgesteld. Gelieve dit kenbaar te maken en er voor te zorgen dat deze gebruikt worden.
5.4. Het niveau van de muziek, dat gebruikt wordt tijdens de activiteit, is onderworpen aan de regel- en wetgeving opgelegd door de controlerende overheden, de gemeente Maarkedal, de Vlaamse Overheid, de Federale Overheid,…
De huurder zal de verplichtingen hieromtrent toepassen en opvolgen.
5.5. De vzw Louise-Marie La Salette kan niet aansprakelijk worden gesteld voor activiteiten van de huurder die niet overeenstemmen met de openbare orde, goede zeden, alsook voor mogelijke ongevallen in of buiten de verhuurde ruimten.
5.6. De 'billijke vergoeding' is betaald op jaarbasis door de vzw Louise-Marie La Salette en hoeft niet meer aangevraagd of betaald te worden. De bijdrage voor de billijke vergoeding zit vervat in de huurprijs.
6.1. Bij een calamiteit, rookontwikkeling, brand,… zal de huurder de nodige maatregelen nemen zodat alle aanwezigen veilig de feestzaal kunnen verlaten. En de nodige hulpdiensten verwittigen.
De aanwezige brandinstructies dienen gevolgd te worden.
6.2. De feestzaal La Salette en Den Bierfluiter is uitgerust met een alarmcentrale voor brand.
Het branddetectiesysteem wordt centraal beheerd door de vzw Louise-Marie LS.
Bij het inwerkingtreden van het brandalarm moeten de aanwezigen de instructies in verband met brand opvolgen. Het instructieblad is opgehangen in de lokalen en moet zichtbaar zijn voor alle aanwezigen. De verantwoordelijken van de vzw Louise-Marie LS moeten bij het afgaan van het brandalarm op de hoogte gebracht worden. Een lijst met telefoonnummers hangt uit.
Enkel deze verantwoordelijken zijn bevoegd om het branddetectiesysteem te resetten.
Wanneer de gebruiker het branddetectiesysteem probeert te omzeilen, en/of indien het brandalarm onnodig afgaat, bijvoorbeeld door het niet naleven van het rookverbod, door gebruik van rookmakende apparaten, het plaatsen van een frituur onder een detector,…, deze opsomming is niet-limitatief, zal de verhuurder een toeslag vorderen. Deze toeslag bedraagt 100,00 euro.
6.3. De brandweer heeft de maximaal toegelaten publieksaantallen per ruimte bepaald (zie hoger bij punt 3). De huurder zal alle nodige maatregelen nemen om de overschrijding van dit aantal te voorkomen. [3]
6.4. De huurder zal er voor zorgen dat er steeds een gebruiksklaar GSM aanwezig zal zijn wanneer de feestzaal La Salette toegankelijk is voor, tijdens en na de activiteit. Dit als voorzorg om bij eventuele calamiteiten,… de hulpdiensten te verwittigen.[4]
6.5. De nooduitgang en alle uitgangen en ingangen dienen vrij toegankelijk te zijn zowel binnen als buiten de feestzaal La Salette.
6.6. De aanduidingen van de nooduitgang, de uitgangen, de noodverlichting,… mogen niet afgedekt worden. Zij moeten te allen tijde zichtbaar zijn. Zij worden ook niet gebruikt om versieringen,… aan te bevestigen.
6.7. Elke geluidsinstallatie moet aangesloten worden op de stopcontacten (rode kleur) op de zuilen op het podium (links en rechts). Deze stopcontacten staan in verbinding met het branddetectiesysteem en moeten de geluidsinstallatie onmiddellijk kunnen stilleggen bij afgaan van het brandalarm (verplichting opgelegd door de brandweer).[5]
6.8. Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen betreffende brandveiligheid en arbeidsveiligheid in het gedrang brengen, zijn verboden.
6.9. Bijkomende elektrische leidingen (verlengdraden,…) en toestellen, apparaten,… moeten genormaliseerd zijn.
6.10. Brandblussers zijn een veiligheidsitem. Bij het onnodig, nutteloos,… leegspuiten van een brandblusser zal 250,00 euro worden aangerekend.
7.1. Het is verboden affiches, versieringen, bijkomende verlichting,… aan te brengen aan de muren.
Affiches, prijslijsten, info's, foto's,… kunnen enkel aangebracht worden met magneten op de voorziene plaatsen in de zaal (metalen borden en staven). Duimspijkers, kleefband,… kunnen niet gebruikt worden op de muren.
7.2. Tafels en stoelen worden na gebruik terug geplaatst zoals bij de aanvang van de huur, zo niet zal een bijkomende vergoeding van 50 euro worden aangerekend.
De partytafels worden terug gestapeld in de voorziene kar. Een blad hangt op de kar hoe dit moet gebeuren.
7.3. Alle glazen, borden, bestek,… dienen terug op hun plaats gezet te worden in de rekken of kasten.
7.4. De huurder zal zijn eigen materiaal, installaties, andere voorwerpen,… onmiddellijk na gebruik van de feestzaal ontruimen.
7.5. Bij beschadiging of breuk dient de huurder de verantwoordelijke van de vzw te verwittigen en zal een passende schadevergoeding worden aangerekend ter waarde van de aankoop van het betreffende materiaal.
7.6. Aan de bestaande installaties (gordijnen, toestellen, toog, lokalen,…) mag niets gewijzigd worden.
7.7. Er wordt bijzondere voorzichtigheid gevraagd wanneer zware voorwerpen (vaten, bakken,…) in de feestzaal gebracht worden om geen beschadiging van de vloer, de wanden, deuren,… te veroorzaken. Bij beschadiging zal een vergoeding aangerekend worden.
8.1. Kennis van het huurreglement
De huurder van de feestzaal La Salette brengt alle helpers, medewerkers,… op de hoogte van de inhoud van dit huurreglement, met bijzondere aandacht voor de regel- en wetgeving, veiligheidsinstructies, inrichting, onderhoud, opkuis,… Door de ondertekening van de huurovereenkomst heeft men verklaard om het huurreglement te aanvaarden en na te leven.
8.2. De sleutels worden afgehaald bij de verantwoordelijke voor de reservaties.
8.3. Bij aanvang van het gebruik van de feestzaal La Salette zal de huurder samen met de verantwoordelijke van de vzw een controle doen van de staat van de feestzaal (gebouw, meubilair, materiaal,…) en de meterstanden opnemen.
8.4. Versieringen[6]
Alle aangebrachte versieringen mogen geen bijzonder risico voor de brandveiligheid met zich meebrengen.
Gemakkelijk brandbare materialen als rietmatten, stro, boomschors, karton, papier,… evenals gemakkelijk brandbare textiel en kunststoffen mogen niet als versiering worden aangewend.
Versieringen worden niet aangebracht of vastgemaakt aan de installatie van de noodverlichting.
8.5. Als huurder kan u zich best tegen risico's verbonden aan het organiseren van een evenement verzekeren met een polis 'burgerlijke aansprakelijkheid' of een 'evenementenpolis'. (Veel verenigingen beschikken hierover binnen hun vereniging.)
De burgerlijke aansprakelijkheid ten opzichte van derden wordt niet gedekt door de vzw Louise-Marie La Salette.
9.1. Goed beheer
De huurder zal de ruimtes en de buurt beheren als een goede huisvader dit wil zeggen dat hij/zij erop toeziet dat:
- het publiek enkel de publieke ruimten kan betreden;
- geen activiteiten worden georganiseerd die een inbreuk plegen op de goede zeden;
- de openbare weg vrij blijft voor doorgaand verkeer en hulpdiensten (uitzonderingen moeten aangevraagd worden door de huurder bij de bevoegde diensten);
- de verkeersreglementering gevolgd wordt (parkeren,…);
- respect voor de zaal en het lokaal, het aanwezige materiaal (tafels, stoelen,…), veiligheidsitems (brandblussers,…),…;
- de daken verboden terrein zijn voor iedereen;
- ….
9.2. De buurt
* Het is voor de verhuurder van groot belang dat de buurtbewoners geen hinder ondervinden van de activiteiten in de feestzaal La Salette.
- Zo worden er na 22:00 uur geen luidruchtige activiteiten meer georganiseerd op de koer.
- Er wordt tijdens de activiteit door de huurder erop toegezien dat de aanwezigen zich niet bezondigen aan luidruchtige malversaties, vandalisme, zwerfvuil, wildplassen, drugsgebruik,… in de buurt.
* De muziek mag NIET STOREND zijn voor de buurt. En mag de geluidsnorm niet overschrijden.
De leden van de vzw Louise-Marie La Salette hebben te allen tijde het recht om te eisen om de muziek stiller te zetten, waarbij de huurder dit ook daadwerkelijk uitvoert.
* Iedere klacht van een buurtbewoner wordt door de verhuurder zeer ernstig genomen.
* Eventuele klachten die bij de politie toekomen zijn de volledige verantwoordelijkheid van de huurder.
10.1. De huurder zal bij het verlaten van de feestzaal La Salette na de activiteit er op toezien dat:
- alle lichten gedoofd zijn
- de verwarming is uitgeschakeld
- er geen toestellen, apparaten,… blijven aanstaan die tot gevaarlijke situaties (brand, kortsluiting,…) kunnen leiden
- alle deuren en ramen nauwkeurig afgesloten zijn
10.2. De verantwoordelijkheid van de opkuis en het poetsen ligt bij de huurder. Zo zal de huurder er voor zorgen dat na gebruik alle ruimten vrij zijn van alle VUIL, OPGEKUIST en GEPOETST.
10.3. Poetsmateriaal is aanwezig en dient na het gebruik op de voorziene plaats terug geplaatst te worden.
10.4. Bijzondere aandacht bij de opkuis en het poetsen voor volgende punten:
- vuilbakken leeg en gereinigd
- opruimen van de asbakken buiten het gebouw van peuken, papier,…
- opruimen en proper maken van de koer
- toiletten grondig reinigen en vuilbakjes in de toiletten legen
- reinigen en terugplaatsen van het gebruikte gerief: glazen, borden, bestek,…
- reinigen van tafels en stoelen
- reinigen van de bar, frigo's, tapkast, spoelbakken,…
- reinigen van de wasbakken in de afwasruimte
- reinigen van de vloeren
- opruimen van zwerfvuil rond de feestzaal in het bijzonder het plein voor de feestzaal
- meenemen van alle vuil en vuilniszakken, vuilniszakken mogen niet blijven staan
- …
LET OP: Zorg dat de tafels en stoelen goed droog zijn bij het stapelen. Niemand heeft graag beschimmelde tafels…
10.5. Indien de opkuis niet of onvoldoende is gebeurd, zal een toeslag worden aangerekend aan de huurder.
10.6. Bij het beëindigen van de activiteit en het verlaten van het de feestzaal La Salette zal de huurder samen met de verantwoordelijke van de vzw een controle doen op de lokalen, het materiaal, de opkuis,… alsook de meterstanden opnemen.
Eventuele tekortkomingen, schades,… worden opgenomen en zullen aangerekend worden bij de eindafrekening.
10.7. De sleutels worden terug bezorgd aan de verantwoordelijke van de vzw voor de reservaties.
11.1. Wilt u de vzw Louise-Marie La Salette ondersteunen om de feestzaal verder uit te bouwen? Dan vragen we u om Haachtproducten te gebruiken tijdens uw activiteit. De brouwerij Haacht helpt ons om de feestzaal van het nodige te voorzien (tapinstallatie, glazen,…).
Vraag bij de afrekening een factuur (geen kasticket) van de aangekochte Haachtproducten en bezorg een kopie aan ons.
Let wel: deze Haachtproducten dienen aangekocht te worden bij:
Prik & Tik Ronse – Clarysse Bierhal Ronse
Ninovestraat 74
9600 Ronse
ofwel bij
drankenhandel Clarysse
Bedrijvenpark
Coupure 12
9700 Oudenaarde
Organiseert u een grote activiteit, neem dan contact op met de vzw Louise-Marie La Salette. Wij kunnen helpen om drank bij de drankenhandel Clarysse te bestellen.
11.2. Tapinstallatie
De tapinstallatie mag enkel en alleen gebruikt worden voor producten van de brouwerij Haacht, andere vaten zijn verboden.
* De sleutel, om de tapinstallatie in werking te stellen, zal bezorgd worden aan de huurder bij de aanvang van de verhuring.
* De verhuurder zal deze afspraak komen controleren. Bij niet naleving van deze afspraak zal een bijkomende vergoeding van 100,00 euro aangerekend worden.
* Gasflessen voor de tapinstallatie worden besteld bij de leverancier van de dranken.
* Na gebruik van de tapinstallatie zal de huurder er voor zorgen dat alle leidingen gespoeld zijn.
11.3. De huurder kan vrij kiezen welke dranken in flessen geschonken worden tijdens zijn activiteit rekening houdend met de regelgeving hieromtrent.
12.1. Alle overschrijvingen dienen te gebeuren op de bankrekening van:
vzw Louise-Marie La Salette
La Salettestraat 1
9680 Maarkedal
IBAN: BE75 7360 2242 5151
12.2. Na de activiteit wordt een eindafrekening (verbruik gas, elektriciteit, water; toeslagen; vergoedingen; kosten door breuk en/of beschadigingen; inbreuken;…) opgemaakt en wordt de huurprijs voor de zaal betaald.
De eindafrekening wordt verminderd met het betaalde voorschot.
12.3. De betaling van de eindafrekening is betaalbaar in euro in België, binnen de veertien dagen na ontvangst van de eindafrekening.
De betaling geschiedt door storting op bovenstaande rekening met vermelding:
'huur + eindafrekening + naam huurder + datum verhuring'
Wanneer het voorschot toereikend was, zal het teveel betaalde voorschot binnen de vijftien dagen worden teruggestort aan de huurder.
12.4. Vanaf de vervaldag zal op alle onbetaalde eindafrekeningen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een rente worden toegepast gelijk aan de rentevoet die door de Europese Centrale Bank wordt toegepast voor basisherfinancieringstransacties verhoogd met 7% met een minimum van 12%.
Bovendien zal bij niet-betaling op de vervaldag een schadevergoeding verschuldigd zijn van 15% op het totale eindbedrag en indien nodig te verhogen met de kost van gerechtelijke vervolging.
12.5. De waarborg zal worden teruggestort binnen de twee weken na betaling van de eindafrekening.
12.6. Vragen en betwistingen
Betwistingen van de eindafrekening moeten schriftelijk gebeuren ten laatste drie dagen na ontvangst van de eindafrekening, per aangetekende post naar vzw Louise-Marie La Salette, La Salettestraat 1, 9680 Maarkedal.
12.7. Bevoegde rechtbank
Het Belgische recht is van toepassing op alle punten die niet uitdrukkelijk worden geregeld in de huurovereenkomst of de algemene voorwaarden en alle geschillen hieromtrent.
In geval van betwisting, als eiser, of als verweerder, zijn enkel de rechtbanken van het arrondissement Oudenaarde bevoegd.
[1] Hulpverleningszone Vlaamse Ardennen. Gemeentelijk reglement houdende vaststelling van de minimumnormen inzake brandpreventie met betrekking tot publiektoegankelijke inrichtingen. Art.6 §2
[2] idem voetnoot 1
[3] idem voetnoot 1
[4] Hulpverleningszone Vlaamse Ardennen. Gemeentelijk reglement houdende vaststelling van de minimumnormen inzake brandpreventie met betrekking tot publiektoegankelijke inrichtingen. Art.20 §1
[5] Hulpverleningszone Vlaamse Ardennen. Gemeentelijk reglement houdende vaststelling van de minimumnormen inzake brandpreventie met betrekking tot publiektoegankelijke inrichtingen. Art.20 §2 a
[6] Hulpverleningszone Vlaamse Ardennen. Gemeentelijk reglement houdende vaststelling van de minimumnormen inzake brandpreventie met betrekking tot publiektoegankelijke inrichtingen. Art.7 §3